Service / Secteur : Administratif
 

Rythme de travail : Journée du lundi au vendredi

Missions principales : 

• Réaliser les actions de secrétariat et gestion des tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques, la préparation et la gestion du courrier, le classement administratif, et la préparation des fichiers pour les réunions du CSE, l’organisation des RGI (Réunion Générale d’Information), ...

• Assurer la mise à jour des affichages obligatoires tels que les Notes de services, les offres d'emploi, les plannings, ….

• Faire vivre et maintenir le « 5S » des zones sous sa responsabilité ; archives, salles de réunion, bureaux administratifs, … pour garantir un environnement de travail propre et organisé.

• Gérer les approvisionnements en fournitures et matériels de bureau ainsi que les courses diverses nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

• Préparer les dossiers de demandes de médailles d’honneur du travail et assurer leur suivi.

• Contribuer à la communication interne de l'établissement via différents canaux tels que MyCristal, Com Union, et les écrans de communication internes.

• Gérer et suivre le parc de véhicules en passant les commandes, en organisant les révisions et les entretiens, ainsi qu'en assurant le nettoyage régulier, avec possibilité de location ponctuelle si nécessaire.

• Assurer la gestion du système documentaire SYNAPSE.DOC pour garantir l'accessibilité et la mise à jour des documents.

• Effectuer la saisie de certaines demandes d'achats sur SAP, ainsi que la réception des commandes et le suivi via le Workflow.

• Organiser et planifier les visites d'usine selon les besoins.

• Gérer les réservations d'hôtel et de véhicules pour les formations et les déplacements divers.

• Planifier et organiser les événements tels que les réunions RGI et autres événements d'entreprise.

• Aider au bon fonctionnement du restaurant d’entreprise en collaboration avec les services concernés, en communicant les menus et en tenant à jour le fichier prévisionnel des présents à partir de la GTA

• Réaliser toute démarche spécifique à la demande de sa hiérarchie (dans son domaine de compétence).

Compétences requises :
• Maîtrise avancée de l'outil informatique, notamment Microsoft Office, SAP et Outlook.

• Capacité à travailler de manière autonome, à organiser efficacement son travail, à faire preuve de discrétion, de réactivité et de rigueur.

Profil recherché :
·     BAC+2 en administration à minima avec une expérience